如何結合 AI 工具與 Excel VBA 來提升辦公效率(台師大試算表進階應用與程式設計202502B班第3次上課)

如何結合 AI 工具與 Excel VBA 來提升辦公效率。(台師大試算表進階應用與程式設計202502B班第3次上課)

 

內容從基礎的 Excel 函數（如 Mid、Find）操作出發，

詳述如何透過 NotebookLM 生成簡報，

並利用 ChatGPT 協助編寫複雜公式與程式碼。

演示了將公式轉化為 VBA 自訂函數與 Sub 指令的過程，

進而建立自動化按鈕以一鍵處理資料截取與清除。文中強調在 AI 時代下，

低階程式開發者面臨威脅，勞動者應具備危機意識並學會驅使 AI 成為專屬助手。

最後，課程指導學員正確設置開發人員工具並儲存為啟用巨集的活頁簿，以確保自動化成果得以留存。

教學影片：

在 Excel 中，結合 MID、FIND 與 IFERROR 函數來提取括弧內的字串是一個非常實用的技巧。根據來源內容，這通常分為三個階段來構建公式：

1. 使用 MID 函數定位提取範圍

MID 函數主要用於從字串中間擷取特定長度的文字，它需要三個參數：資料來源、開始字元位置、以及要取幾個字。

• 資料來源： 例如儲存格 A3。
• 開始位置： 必須是「前括弧」的下一個字。
• 擷取長度： 必須是「後括弧位置」減去「前括弧位置」再減 1。

2. 使用 FIND 函數自動化位置計算

由於每個儲存格的括弧位置可能不同，不能直接輸入固定數字，因此需要 FIND 函數來尋找括弧的確切位置：

• 尋找前括弧位置： FIND("(", A3)。
• 計算開始擷取點： 將前括弧位置 加 1（例如：前括弧在第 3 個字，則從第 4 個字開始擷取）。
• 計算字串長度： 公式為 FIND(")", A3) - FIND("(", A3) - 1。來源解釋，減 1 是因為我們要的是括弧「內」的字，不包含括弧本身。

初步組合公式（以 A3 為例）： =MID(A3, FIND("(", A3) + 1, FIND(")", A3) - FIND("(", A3) - 1)

3. 使用 IFERROR 處理無括弧的情況

當原始資料中沒有括弧時，FIND 函數會因為找不到符號而產生錯誤訊息（如 #VALUE!），這會讓表格看起來不專業。

• 解決方法： 將上述公式套入 IFERROR 函數中。
• 邏輯： 如果發生錯誤，則顯示空值。在 Excel 中，表示「清除」或「空值」的方式是使用兩個雙引號 ""。

最終完整組合公式

=IFERROR(MID(A3, FIND("(", A3) + 1, FIND(")", A3) - FIND("(", A3) - 1), "")

進階建議：利用 AI 產生公式

如果你覺得手動輸入這串複雜的公式容易出錯，來源也建議可以截圖資料範例並傳給 AI（如 ChatGPT），請它直接幫你寫出特定儲存格（如 B2）的公式，這通常能得到完全正確且一模一樣的結果。

透過螢幕截圖讓 AI 自動生成 Excel 複雜公式是一種極為高效的方法，特別是當公式涉及多個函數（如 MID、FIND、IFERROR）的嵌套組合時。

以下是根據來源彙整的操作步驟與要點：

1. 執行螢幕截圖

• 快捷鍵： 在 Windows 環境下，按住 Windows 鍵 + Shift + S 即可進入截圖模式。
• 截取範圍： 建議截圖時要包含 欄代號（如 A、B 欄）與列編號（如 1、2、3...）。
• 範例範圍： 不需要截取全部資料，大約截取 5 到 6 列 的範例資料即可，這樣 AI 才有足夠的上下文來判斷欄位關係與資料邏輯。

2. 提供給 AI 並下達指令

• 上傳與貼上： 將截圖直接貼到 ChatGPT 或 Gemini 等 AI 工具的對話框中（Ctrl + V）。
• 撰寫提示詞（Prompt）： 雖然 AI 很聰明，通常能自定義判斷需求，但明確的指令能提高準確度。
  • 簡單描述： 「幫我寫 B2 的公式」。
  • 詳細描述： 「幫我寫 B2 的公式，功能是截取 A 欄內有括弧的資料，如果沒有括弧則顯示空白」。

3. AI 的自動化處理

• 邏輯辨識： AI 會自動分析圖片中的文字與結構，辨識出資料型態（如數字與文字的差異）以及你的目標。
• 公式生成： AI 會生成對應的複雜公式，例如結合了 IFERROR、MID 與 FIND 的長公式，解決手動輸入時容易出錯的問題。

4. 進階應用：轉換為 VBA

如果你覺得長公式太難管理，可以進一步要求 AI 將該公式轉換為 VBA 自定義函數（Function） 或 按鈕執行程式（Sub）。

• 自定義函數： 只需提供公式並對 AI 說：「幫我改為 VBA 的自定義函數」，AI 就會產一段程式碼，讓你以後只需輸入簡單的函數名稱（如「=刮弧內容(A2)」）即可完成任務。
• 自動化按鈕： 要求 AI 寫一段「清除 B 欄資料」或「自動執行截取」的 Sub 程序，並在 Excel 中建立按鈕，實現一鍵自動化。

注意事項

• 使用額度限制： 使用 AI（如 ChatGPT）的截圖功能時，免費版本通常有每日張數限制（例如一天只能傳 2-3 張），超過後可能需等待或升級付費版。
• 文字描述備案： 如果截圖額度用完，也可以改用文字詳細描述需求（例如：將 A 欄內有括弧的資料提取到 B 欄）來請 AI 產生公式。
• 存檔格式： 若後續將 AI 生成的公式轉換為 VBA 程式碼，存檔時必須選擇**「Excel 啟用巨集的活頁簿 (.xlsm)」**，否則程式碼會消失。

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